Hvordan gjør vi det

Når retning, tilbud og samarbeid er på plass, handler det om gjennomføring.

Denne delen tar for seg de praktiske valgene som må gjøres for å få matkonseptet til å fungere på arenaen – fra logistikk og økonomi til matsvinn, salg og kommunikasjon.

En læringsprosess i fem steg

Denne delen tar dere fra plan til gjennomføring. Målet er å gjøre matkonseptet operativt: få flyt på arenaen, avklare ansvar, sikre økonomi – og sørge for at publikum faktisk finner, kjøper og opplever maten slik dere ønsker.

Steg 1: Planlegg totaliteten på arenaen

Matsalget må ligge der publikum faktisk er – når de er i «kjøpemodus». Samtidig må dere se helheten: finnes det noe som forringer verdien av maten (gratis utdeling, feil plassering, dårlig skilting), og hvor kan mat skape stemning (møteplasser/miljøskapende element)?

1. Steg 2: Avklar samarbeid, ansvar og ressurser

Læringsmål: Lage en gjennomførbar arbeidsdeling mellom arrangør og mataktører. Gode løsninger oppstår når dere planlegger sammen – logistikk, utstyr og kommunikasjon. Sjekk hvilke ressurser dere har: telt/husrom, strøm/vann, kjøl/frys, kassasystem, utstyr – og hvem som stiller med hva.

2. Steg 3: Sett en modell for økonomi, risiko og matsvinn

Læringsmål: Velge en økonomisk modell som er bærekraftig for alle parter. Håndboken beskriver ulike måter å fordele inntekt og risiko på (grunnleie, andel av omsetning, kombinasjon). Like viktig: beregning av volum og håndtering av matsvinn bør ikke skyves over på én part alene – planlegg og fordel risiko sammen.

3. Steg 4: Bygg drift som fungerer – logistikk, frivillige og tempo

Kø reduserer omsetning og opplevelse. Tenk kapasitet (terminaler/betaling), serveringstempo, rigg og plass. Hvis frivillige skal bidra: sørg for opplæring, tydelige roller og kontroll på porsjonsstørrelser. Profesjonelle kan ofte gi bedre logistikk og mindre svinn – og frigjøre frivillige til andre oppgaver.

4. Steg 5: Selg og kommuniser matopplevelsen

Læringsmål: Gjøre mattilbudet synlig, forståelig og attraktivt – før og under arrangementet. Publikum må vite på forhånd at de får dekket matbehovet sitt på arenaen, ellers ordner de seg på annet vis. Bruk bilder, beskrivelser og tydelig info om allergener. Husk også at leverandører og frivillige er ambassadører – gi dem innhold å dele.

5.

Etter denne delen skal dere ha: en konkret plan for arena og publikumsflyt avklart ansvar, utstyr og samarbeid valgt modell for økonomi/risiko/matsvinn en gjennomføringsplan for logistikk og bemanning en plan for salg og kommunikasjon

Håndbok mat på arrangement

Last ned PDF

Velg verktøyet du vil utforske